Digitale Werkzeuge für soziale Organisationen und Vereine.
KlientInnenverwaltung, Abrechnung, Fördergeber-Berichte: Wir bauen die Werkzeuge, die Ihre Arbeit leichter machen. Entwickelt von Menschen, die den Sozialbereich von innen kennen, und nicht von einer Software-Firma, die noch nie einen Verwendungsnachweis gesehen hat.
Sie leisten professionelle Arbeit. Ihre Werkzeuge tun es oft nicht.
Klientendaten in fünf verschiedenen Listen, die Auslastung als Bauchgefühl, und jedes Jahresende dasselbe Ritual: Zahlen zusammensuchen, Berichte händisch befüllen, hoffen, dass der Fördergeber sein Formular nicht wieder geändert hat. Das kostet Stunden, die in der Beratung fehlen. Es geht auch anders: ein System, in dem Ihre Daten einmal erfasst werden und daraus Abrechnung, Bericht und Statistik von selbst entstehen.
Sechs Module. Sie starten mit dem, was am meisten drückt.
KlientInnenverwaltung
Fälle, Kontakte, Verläufe und Dokumente an einem Ort, mit Berechtigungen nach Rolle: Die Beraterin sieht ihre Fälle, die Leitung die Übersicht, die Abrechnung nur, was sie braucht.
Budgetverwaltung
Budgets je Projekt, Kostenstelle oder Fördertopf, laufend gegen Ist-Zahlen. Sie sehen im März, dass es im Oktober eng wird, und nicht erst im Dezember.
Auslastungsanalyse
Beratungsstunden, Belegung, Wartezeiten und Kapazitäten auf einen Blick, nach Standort, Angebot oder Zeitraum. Die Grundlage für Personalplanung und das nächste Fördergespräch.
Abrechnung und Rechnungslegung
Aus erfassten Leistungen werden Abrechnungen auf Knopfdruck: Tagsätze, Stundensätze, Eigenbeiträge, Sammelrechnungen. Was bisher Tage gekostet hat, ist ein Nachmittag mit Kontrolle statt Handarbeit.
Fördergeber-Reporting
Berichte exakt im Format Ihres Fördergebers, ob Land, Bund oder Fonds, automatisch aus den laufenden Daten befüllt. Ändert sich das Formular, passen wir die Vorlage an, nicht Sie Ihre Arbeitsweise.
Auswertung und Wirkung
Zeitreihen, Zielgruppenverteilungen und Wirkungsindikatoren für Jahresbericht, Vorstand und Förderansuchen, exportfertig als Grafik oder Tabelle. Methodisch sauber gerechnet und so aggregiert, dass keine Einzelperson erkennbar wird.
Alle Module arbeiten zusammen, funktionieren aber auch einzeln. Bestehende Excel-Listen übernehmen wir beim Start.
Wir kennen die Arbeit von innen.
Wer im Sozialbereich arbeitet, kennt den Abstand zwischen Software-Versprechen und Beratungsalltag. Bei uns fließt beides zusammen: langjährige Erfahrung in Leitung und Verwaltung sozialer Angebote, ein Hintergrund in Psychologie und Statistik, und die technische Umsetzung aus einer Hand. Sie müssen uns nicht erklären, was ein Verwendungsnachweis ist oder warum die Förderabrechnung anders tickt als eine Firmenrechnung.
Klientendaten sind Vertrauenssache. Wir behandeln sie so.
Daten im Sozialbereich gehören zu den sensibelsten überhaupt. Deshalb ist Datenschutz bei uns keine Checkbox am Ende, sondern der Ausgangspunkt: Hosting ausschließlich in der EU, Verschlüsselung, ein Berechtigungskonzept nach Rollen, Protokollierung der Zugriffe und ein Auftragsverarbeitungsvertrag, der diesen Namen verdient. Bei größeren Systemen begleiten wir Sie durch die Datenschutz-Folgenabschätzung.
Auch in der Statistik gilt: Auswertungen werden so aggregiert, dass aus kleinen Fallzahlen keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind. Und Ihre Daten bleiben Ihre: vollständiger Export jederzeit, dokumentierte Datenstruktur, kein Festhalten.
So kommen Sie zu Ihrem System.
Erstgespräch.
Kostenlos, bei Ihnen oder online. Wir schauen uns an, wie Sie heute arbeiten und wo es am meisten drückt.
Konzept mit Fixpreis.
Sie bekommen einen konkreten Vorschlag: welche Module, in welcher Reihenfolge, was es kostet. Verständlich geschrieben, vorstandstauglich.
Schrittweise Umsetzung.
Wir starten mit einem Modul, Ihr Team arbeitet früh damit, Rückmeldungen fließen ein. Danach wächst das System in Ihrem Tempo.
Individuallösungen beginnen bei 3.000 Euro projektbezogen, dazu kommt eine monatliche Betriebspauschale für Hosting, Sicherheit und Anpassungen. Viele Träger finanzieren solche Projekte über Digitalisierungs- oder Projektmittel. Wir helfen beim Ansuchen, denn wir wissen, wie man eines schreibt.
Erstgespräch vereinbarenHäufige Fragen
Wir sind ein kleiner Verein. Ist das nicht überdimensioniert?
Nein, deshalb die Module. Ein kleiner Verein startet oft nur mit KlientInnenverwaltung und Abrechnung. Das System wächst erst, wenn Sie wachsen.
Was passiert mit unseren bestehenden Excel-Listen?
Die übernehmen wir beim Start in das neue System. Die Übernahme ist Teil des Projekts, nicht Ihr Problem.
Ist das DSGVO-konform?
Ja, und zwar von Anfang an mitgeplant: EU-Hosting, Berechtigungen, Verschlüsselung, Auftragsverarbeitungsvertrag. Details stehen oben im Abschnitt Datenschutz.
Unser Fördergeber ändert ständig seine Vorlagen. Was dann?
Dann passen wir die Berichtsvorlage an. Genau dafür ist das Reporting-Modul gebaut: Ihre Daten bleiben gleich, nur die Ausgabe ändert sich.
Sind wir dann von Ihnen abhängig?
Nein. Vollständiger Datenexport jederzeit, dokumentierte Datenstruktur, und auf Wunsch übergeben wir das System an eine andere Betreuung. Wir wollen, dass Sie bleiben, weil es funktioniert.
Wie lange dauert die Einführung?
Das erste Modul ist meist nach vier bis acht Wochen im Einsatz, abhängig vom Umfang und davon, wie schnell Ihr Team Rückmeldungen geben kann.
Reden wir über Ihre Verwaltung.
Das Erstgespräch dauert 45 Minuten, kostet nichts und verpflichtet Sie zu nichts. Danach wissen Sie, was möglich ist und was es kosten würde. Ihren Fördergeber müssen Sie uns nicht erklären.